前言—新冠疫情驱使采购模式转向线上
过去两年，受新冠疫情持续影响，全球的买家和供应商都要调整他们的采购方式。出行限制、社交距离、全球供应链中断、运费成本增加、库存短缺及付运延期等已成为新常态，对采购活动构成重大挑战。
为克服上述障碍，采购流程也在不断演变。对买家而言，以往尽职调查通常是由他们亲自进行，在采购前评估和选择合适的供应商及产品，现在却是在线上与采购及采购后期阶段同时进行。从供应商角度来看，随着越来越多买家使用线上自助服务平台、电子商务以及视频会议和实时通讯等技术工具，数字化正迅速成为经营业务的重要一环。
虽然在新冠疫情爆发前，采购活动转向线上的范式转移已经出现，但今时今日实行数字化转型对买家和供应商来说就更为重要。疫情重塑了市场环境，随着数字工具普及，许多企业正在重新评估实体展会和网上展会的角色。与此同时，混合展会的概念也兴起成为一种可行的方案，有助应对不断变化的需求。本报告探索了未来的采购方式，以及买家和供应商如何适应转变，在2022年及往后继续拓展业务。
本报告结合了两方面的研究结果，一方面是香港贸易发展局(香港贸发局)委托进行的深入访谈(定性研究)及问卷调查1(定量研究)；另一方面是从关涉行业趋势和预测的数据(包括媒体报道及外部研究)获得的一般观察结果。
新常态影响采购模式
商业客户和最终消费者的喜好不断变化，将持续影响采购模式。买家努力保持灵活应变的能力，以紧贴可能会影响未来订单状况的新兴趋势。这些趋势包括消费者对产品多样性的需求、对产品可持续性的意识不断增强，以及对个性化和定制商品的需求上升。随着这些趋势成为消费主流，买家最终或须扩展其供应商网络，以便物色新产品。
消费者追求产品多样性驱使买家扩大网络
由于实体展会暂停，买家无法亲自与供应商见面，难以仔细检查样品，了解产品趋势。与此同时，消费者也在不断寻求更多样化的产品。香港贸发局的研究显示，为了满足这方面的需求和开拓新业务，买家越来越依赖线上途径来寻找现有供应网络以外的新供应商和产品。过去一年，接受调查的买家有93%使用了线上采购平台，其中超过40%比新冠疫情爆发前接触更多的供应商。接近一半的买家表示，为了满足消费者的需求，他们正在采购更多种类的产品，三分之一的买家更频密地采购，每次采购的平均金额也更高。
消费者重视可持续性及ESG标准激发环保产品需求
现今消费者对减少环境影响和碳足迹的意识越来越强，驱使买家物色符合这些要求的供应商和产品。香港贸发局的研究发现，可持续性和环境、社会及管治(ESG)标准正成为商业客户和最终消费者选择产品时一个关键的考虑因素。由于可持续性备受重视，具创新思维的生产商若能采用更环保的工序，将有更大机会获买家垂青。
「过去两年有一个趋势，就是朝着可持续发展的方向进行创新。对客户来说，特别是在欧洲，他们更加关注环境状况和二氧化碳生命周期造成的影响。这也是许多公司需要推动供应商进行创新的原因。另一股与环保意识有关的采购趋势，就是向规模较小的公司采购，这有助我们搜罗更加环保的产品。」
—来自欧洲的家居用品、照明及建筑产品买家
「我们顾客的订单是很具体的。我们会按照他们的特定要求制作货品。我们不会在线上购买，这是因为我们想要的是满足定制订单的产品，而不是库存货品。」
—来自中国内地的纺织品买家
买家的采购行为不断演变
疫情下，买家履行工作职责的方法势必发生重大变化。数字化已经成为一种必要而非「可有可无」的手段。买家和供应商的任务是在一个更广阔的网络上采购更多样化的商品，他们现在已将线上采购平台视为首要的采购管道。由于采购过程的所有阶段都是虚拟的，因此买家必须进行尽职调查，以确保他们每一步都在与最值得信赖的平台和供应商合作。
为线上采购物色最佳供应商
买家在回应香港贸发局的调查研究时表示，通过网络平台、网站、移动应用程式和虚拟会议等进行网上采购，整体上相当有效，不过有时也颇具挑战性，特别是产品和供应商的认证问题。其他障碍包括供应商没有回应及买家难以在线上查看产品。
线上是搜寻与发现的关键，例如比较产品及观察潮流
为了进一步了解线上采购行为，香港贸发局的研究调查了国际买家使用线上采购平台的情况。除了查询订单事宜外，这些买家还积极利用线上采购平台来比较产品和价格，以及观察新的趋势。随着买家扩大搜寻范围，搜索引擎也会产生更多搜寻结果，引导他们接触新的供应商。不过，社交媒体也在调查和发现阶段发挥更重要的作用，为买家与供应商穿针引线。市场声誉和推荐转介也是受访买家在接触新供应商时的首要考虑因素。
提高每次采购货量和金额以获取最大运输效益
根据香港贸发局的调查研究，60%的买家认为，在疫情下他们完成整个采购流程所需的时间有所增加。由于采购时间变长、运输成本上涨，接近一半的买家提高了每次采购的平均金额，其中也有许多人选择扩大每次采购的货量。来自《纽约时报》(New York Times)4 等媒体的国际新闻报道表明，运输成本高企和运输延误问题或会持续一段时间。这种情况将促使买家寻求最佳方法令运输支出用得其所。
「过去，从上海付运到伦敦，我们支付大约3,000美元租用一个20呎货柜。两周前，我们要花费9,000美元来租用货柜。我估计现在的运输成本比这还要高得多。」
—来自欧洲的医疗保健产品买家
线上采购和虚拟平台的作用
香港贸发局的调查结果显示，世界各地许多买家和供应商现时都有采用线上采购平台，作为建立跨境业务联系的门户。线上采购平台让买家得以购买各种各样的产品，也有助进行趋势观察及与供应商实时交流等重要活动。谈到这方面的进步空间，买家在香港贸发局的研究中表示，希望线上采购平台能够提供多样化的认证供应商和产品类别，同时也希望供应商可迅速回应。
善用线上采购平台、虚拟会议及网上展会
香港贸发局研究的多项主要结果都显示，数字工具已经成为买家和供应商经营业务的重要一环。绝大多数受访买家(93%)过去一年有使用线上采购平台，通过这渠道进行平均超过60%的采购活动。在各项旅行和社交距离限制下，买家无法出席实体展会，为克服这些问题，八成受访买家使用虚拟会议来弥补联系和沟通的缺口。为了进一步加强世界各地买家和供应商的联系，许多行业都致力举办网上展会，而这些活动也颇受业界欢迎。根据研究结果，超过85%的受访买家于2021年曾参加网上展会。
「新冠疫情爆发前，我们从没进行过视频会议或小型的视频对话‧‧‧没有人知道Zoom是什么。现在，我(每周)会和供应商进行两三次视频会议。因此，视频会议的数量确是大幅增加，微信的使用情况也一样。现在，所有工厂、供应商都知道Zoom、TEAMS等各种不同的新工具。」
—来自欧洲的家居用品、照明及建筑产品买家
可靠性是挑选线上采购平台的首要考虑
香港贸发局的研究显示，各地买家越来越多使用数字技术，其中东盟及中国内地的买家尤其趋向使用线上采购平台。综合所有地区来说，可靠性被许多买家评选为挑选线上采购平台的重要标准。他们同时指出，自己十分喜欢选用那些拥有多类供应商的平台，特别是回应非常迅速的供应商。
「我很难信任线上供应商，因为收到的实物可能会与线上图片有出入。」
—来自英国的礼品、玩具和体育用品买家
鼓励供应商取得认证以促进平台可靠性
要打造一个值得信赖的线上平台，关键在于确保各方都经过审核。香港贸发局的研究反映了这一点，许多买家都指出这对提升可靠性非常重要。受访买家在评选中明确表示，希望平台可清晰展示供应商的资质(如第三方发出的厂商认证)来建立可靠性、明确说明供应商的业务性质、快速及时回应查询，以及提供线上支付和物流支持等。详细的产品描述是买家最看重的功能，以助确定供应商是否可靠。
供应商如何满足买家的需求
供应商可通过在可靠的采购平台经营业务，从而与买家建立牢固的关系，也可通过分享认证和推荐，在买家中建立信誉。为了更好地通过线上线下方式吸引买家，供应商也可以通过获取数字化知识，缩小现有的知识差距并加强服务。
多渠道接触点将覆盖面扩至最大
搜索引擎关键词优化、搜索引擎营销和网站开发是为数字化作好准备的基石。此外，线上还有许多发展机遇可供供应商探索。善用数字技术的供应商往往会通过线上采购平台、网上展会和社交媒体，积极主动地开拓新的业务来源，接触更多可能对产品感兴趣的买家，并吸引他们成为客户。
「新冠疫情爆发前，我从没收过任何随机发出的讯息，问我是否需要采购产品。现在则经常在领英(LinkedIn)、Instagram或电子邮件中收到这些查询。」
—来自英国的珠宝买家
充足的产品介绍和信息必不可少
供应商确保新买家能容易地在线上与他们联系后，接下来的关键便是获得新买家的信任，以转化商机。就线上采购平台来说，供应商可以产品多样性和优化展示为重点，满足买家的期望，相信可对业务大有帮助。买家为慎防被骗，会尽可能收集更多资料，以释除疑虑。因此，供应商应优先考虑提供详尽的产品数据和充足的媒体支持，如产品照片和/或视频示范等。
「我们每当发现感兴趣的产品，便会索取样本和报价。若样本令人满意，而供应商又能迅速准确地回应查询，便会安排进行下一步程序。」
—来自中国内地的时装、服装及配饰买家
填补数字知识缺口加强线上线下参与
鉴于网上展会和数字展示可提供机会，协助商家扩大覆盖面，供应商可以探索不同的方式来构建数字能力。事实上，根据研究结果，仅38%的受访买家认为大部分供应商已准备就绪并有能力开展支持数字化采购流程。
混合展会引领未来采购活动
香港贸发局的研究显示，接近90%的买家曾在疫情期间参加网上展会。虽然国际买家因为现实需要而接受了网上展会，但普遍共识仍然是实体展会不会因此被取代，因为网上展会不是完美的替代品。
网上展会无法让买家通过触摸和感觉评估实体产品，但实体展会则不像网上展会般可随时随地参与。
「网上展会带来一些颇为棘手的问题，因为我们选择材料时，必须亲手触摸。颜色方面，我们可以通过目视来决定是否喜欢，所以问题不大。对于混合材料，例如棉花、氨纶和金属纤维的混合物，如果你不触摸实物，就不会知道感觉如何。」
—来自法国的文具买家
大多数受访国际买家表示，待旅行限制解除后，他们较属意通过实体展会或混合展会进行采购，这或许反映他们认为实体和网上展会可发挥相辅相成的作用。
那么，究竟什么是新的混合展会模式？它的未来应该是怎样？
混合展会如何通过虚拟整合优化实体展会
混合展会通过加入数字工具和网上展会的元素来增强实体展会的体验。首先，混合展会的数字元素可以解决买家参与实体展会时遇到的主要痛点，包括旅途遥远且开支庞大；在大型展会场地四处参观导致身体疲惫；以及难以快速高效地比较产品和价格。
「我们发觉，网上展会可以让更多员工参与，且参加人数增加所招致的成本极少。我们会告知员工有一项虚拟会议，由他们自行决定是否参加。相比之下，参加实体会议花费不菲，我们必须支付机票和住宿费用。特别是展会举行期间，由于预订酒店的人很多，所以房价非常高昂。」
—来自英国的医疗健康产品买家
改善买家购买体验的数字功能
受访买家希望混合展会提供的主要数字功能包括轻松搜索和获取参展商信息；在参加实体展会前后及期间与参展商安排会议；以及实时通讯、档案共享和名片分享等有用的通讯工具。直播带货、研讨会直播和录播、虚拟会议，以及人工智能推荐参展商和产品等功能同样深受欢迎，能为各方带来莫大裨益。
供应商应注意的混合展会新趋势
接近60%的国际买家表示，待旅行限制取消后，他们倾向通过混合展会采购。其中，中国内地和东盟的买家最热衷参与混合展会，随后是欧洲、美国和澳洲的买家。香港贸发局的研究还显示，与喜欢实体或网上展会的买家相比，喜欢混合展会的买家每张订单的平均金额较大机会更高(50,000至100,000美元以上)。这可能意味混合展会的定位在于促进更丰厚的营商机遇。
「我想参加网上展会，以及实体展会的某些部分。不过，我会首先利用网上展会，在众多公司中挑选最感兴趣的，从而充分善用两类活动。这样就可以在线上以及线下展会找到真正的好公司。另外，这种做法也没有地域限制，买家可随时随地参与。」
—来自英国的医疗健康业买家
