前言—新冠疫情驅使採購模式轉向線上
過去兩年，受新冠疫情持續影響，全球的買家和供應商都要調整他們的採購方式。出行限制、社交距離、全球供應鏈中斷、運費成本增加、庫存短缺及付運延期等已成為新常態，對採購活動構成重大挑戰。
為克服上述障礙，採購流程也在不斷演變。對買家而言，以往盡職調查通常是由他們親自進行，在採購前評估和選擇合適的供應商及產品，現在卻是在線上與採購及採購後期階段同時進行。從供應商角度來看，隨著越來越多買家使用線上自助服務平台、電子商務以及視像會議和即時通訊等技術工具，數碼化正迅速成為經營業務的重要一環。
雖然在新冠疫情爆發前，採購活動轉向線上的範式轉移已經出現，但今時今日實行數碼化轉型對買家和供應商來說就更為重要。疫情重塑了市場環境，隨著數碼工具普及，許多企業正在重新評估實體展會和網上展會的角色。與此同時，混合展會的概念也興起成為一種可行的方案，有助應對不斷變化的需求。本報告探索了未來的採購方式，以及買家和供應商如何適應轉變，在2022年及往後繼續拓展業務。
本報告結合了兩方面的研究結果，一方面是香港貿易發展局(香港貿發局)委託進行的深入訪談(定性研究)及問卷調查1 (定量研究)；另一方面是從關涉行業趨勢和預測的資料(包括媒體報道及外部研究)獲得的一般觀察結果。
新常態影響採購模式
商業客戶和最終消費者的喜好不斷變化，將持續影響採購模式。買家努力保持靈活應變的能力，以緊貼可能會影響未來訂單狀況的新興趨勢。這些趨勢包括消費者對產品多樣性的需求、對產品可持續性的意識不斷增強，以及對個性化和訂製商品的需求上升。隨著這些趨勢成為消費主流，買家最終或須擴展其供應商網絡，以便物色新產品。
消費者追求產品多樣性驅使買家擴大網絡
由於實體展會暫停，買家無法親自與供應商見面，難以仔細檢查樣品，瞭解產品趨勢。與此同時，消費者也在不斷尋求更多樣化的產品。香港貿發局的研究顯示，為了滿足這方面的需求和開拓新業務，買家越來越依賴線上途徑來尋找現有供應網絡以外的新供應商和產品。過去一年，接受調查的買家有93%使用了線上採購平台，其中超過40%比新冠疫情爆發前接觸更多的供應商。接近一半的買家表示，為了滿足消費者的需求，他們正在採購更多種類的產品，三分之一的買家更頻密地採購，每次採購的平均金額也更高。
消費者重視可持續性及ESG標準激發環保產品需求
現今消費者對減少環境影響和碳足跡的意識越來越強，驅使買家物色符合這些要求的供應商和產品。香港貿發局的研究發現，可持續性和環境、社會及管治(ESG)標準正成為商業客戶和最終消費者選擇產品時一個關鍵的考慮因素。由於可持續性備受重視，具創新思維的生產商若能採用更環保的工序，將有更大機會獲買家垂青。
「過去兩年有一個趨勢，就是朝著可持續發展的方向進行創新。對客戶來說，特別是在歐洲，他們更加關注環境狀況和二氧化碳生命周期造成的影響。這也是許多公司需要推動供應商進行創新的原因。另一股與環保意識有關的採購趨勢，就是向規模較小的公司採購，這有助我們搜羅更加環保的產品。」
—來自歐洲的家居用品、照明及建築產品買家
個性化產品佔一席位
不同來源的資料研究表明，根據顧客喜好而訂製的個性化商品正在影響買家的採購行為。個性化產品與款式劃一的產品不同，前者是品牌按照個別顧客的特定需求和期望而製作，能為他們帶來獨特的產品體驗。線上採購平台和供應商不得不更多地考慮買家的需求，以滿足一般庫存貨品以外的訂製訂單。儘管個性化並不是一個全新的概念，但媒體報道表明，無論是從實體產品還是精心策劃的全方位體驗來看，品牌都應該考慮個性化因素。《福布斯》 (Forbes)2 指出，超過50%的消費者表示有興趣為自己、朋友和家人購買個性化產品，而《廣告時代》(AdAge)3 報道稱，60%的消費者在獲得個性化體驗後可能會選擇再次購買。
「我們顧客的訂單是很具體的。我們會按照他們的特定要求製作貨品。我們不會在線上購買，這是因為我們想要的是滿足訂製訂單的產品，而不是庫存貨品。」
—來自中國內地的紡織品買家
買家的採購行為不斷演變
疫情下，買家履行工作職責的方法勢必發生重大變化。數碼化已經成為一種必要而非「可有可無」的手段。買家和供應商的任務是在一個更廣闊的網絡上採購更多樣化的商品，他們現在已將線上採購平台視為首要的採購管道。由於採購過程的所有階段都是虛擬的，因此買家必須進行盡職調查，以確保他們每一步都在與最值得信賴的平台和供應商合作。
為線上採購物色最佳供應商
買家在回應香港貿發局的調查研究時表示，通過網絡平台、網站、流動應用程式和虛擬會議等進行網上採購，整體上相當有效，不過有時也頗具挑戰性，特別是產品和供應商的認證問題。其他障礙包括供應商沒有回應及買家難以在線上查看產品。
線上是搜尋與發現的關鍵，例如比較產品及觀察潮流
為了進一步瞭解線上採購行為，香港貿發局的研究調查了國際買家使用線上採購平台的情況。除了查詢訂單事宜外，這些買家還積極利用線上採購平台來比較產品和價格，以及觀察新的趨勢。隨著買家擴闊搜尋範圍，搜尋引擎也會產生更多搜尋結果，引導他們接觸新的供應商。不過，社交媒體也在調查和發現階段發揮更重要的作用，為買家與供應商穿針引線。市場聲譽和推薦轉介也是受訪買家在接觸新供應商時的首要考慮因素。
提高每次採購貨量和金額以獲取最大運輸效益
根據香港貿發局的調查研究，60%的買家認為，在疫情下他們完成整個採購流程所需的時間有所增加。由於採購時間變長、運輸成本上漲，接近一半的買家提高了每次採購的平均金額，其中也有許多人選擇擴大每次採購的貨量。來自《紐約時報》(New York Times)4 等媒體的國際新聞報道表明，運輸成本高企和運輸延誤問題或會持續一段時間。這種情況將促使買家尋求最佳方法令運輸支出用得其所。
「過去，從上海付運到倫敦，我們支付大約3,000美元租用一個20呎貨櫃。兩周前，我們要花費9,000美元來租用貨櫃。我估計現在的運輸成本比這還要高得多。」
—來自歐洲的醫療保健產品買家
線上採購和虛擬平台的作用
香港貿發局的調查結果顯示，世界各地許多買家和供應商現時都有採用線上採購平台，作為建立跨境業務聯繫的門戶。線上採購平台讓買家得以購買各種各樣的產品，也有助進行趨勢觀察及與供應商即時交流等重要活動。談到這方面的進步空間，買家在香港貿發局的研究中表示，希望線上採購平台能夠提供多樣化的認證供應商和產品類別，同時也希望供應商可迅速回應。
善用線上採購平台、虛擬會議及網上展會
香港貿發局研究的多項主要結果都顯示，數碼工具已經成為買家和供應商經營業務的重要一環。絕大多數受訪買家(93%)過去一年有使用線上採購平台，通過這渠道進行平均超過60%的採購活動。在各項旅行和社交距離限制下，買家無法出席實體展會，為克服這些問題，八成受訪買家使用虛擬會議來彌補聯繫和溝通的缺口。為了進一步加強世界各地買家和供應商的聯繫，許多行業都致力舉辦網上展會，而這些活動也頗受業界歡迎。根據研究結果，超過85%的受訪買家於2021年曾參加網上展會。
「新冠疫情爆發前，我們從沒進行過視像會議或小型的視像對話‧‧‧沒有人知道Zoom是甚麼。現在，我(每周)會和供應商進行兩三次視像會議。因此，視像會議的數量確是大幅增加，微信的使用情況也一樣。現在，所有工廠、供應商都知道Zoom、TEAMS等各種不同的新工具。」
—來自歐洲的家居用品、照明及建築產品買家
可靠性是挑選線上採購平台的首要考慮
香港貿發局的研究顯示，各地買家越來越多使用數碼技術，其中東盟及中國內地的買家尤其趨向使用線上採購平台。綜合所有地區來說，可靠性被許多買家評選為挑選線上採購平台的重要標準。他們同時指出，自己十分喜歡選用那些擁有多類供應商的平台，特別是回應非常迅速的供應商。
「我很難信任線上供應商，因為收到的實物可能會與線上圖片有出入。」
—來自英國的禮品、玩具和體育用品買家
鼓勵供應商取得認證以促進平台可靠性
要打造一個值得信賴的線上平台，關鍵在於確保各方都經過審核。香港貿發局的研究反映了這一點，許多買家都指出這對提升可靠性非常重要。受訪買家在評選中明確表示，希望平台可清晰展示供應商的資質(如第三方發出的廠商認證)來建立可靠性、明確說明供應商的業務性質、快速及時回應查詢，以及提供線上支付和物流支援等。詳細的產品描述是買家最看重的功能，以助確定供應商是否可靠。
供應商如何滿足買家的需求
供應商可通過在可靠的採購平台經營業務，從而與買家建立牢固的關係，也可通過分享認證和推薦，在買家中建立信譽。為了更好地通過線上線下方式吸引買家，供應商也可以通過獲取數碼化知識，縮小現有的知識差距並加強服務。
多渠道接觸點將覆蓋面擴至最大
搜尋引擎關鍵字優化、搜尋引擎行銷和網站開發是為數碼化作好準備的基石。此外，線上還有許多發展機遇可供供應商探索。善用數碼技術的供應商往往會通過線上採購平台、網上展會和社交媒體，積極主動地開拓新的業務來源，接觸更多可能對產品感興趣的買家，並吸引他們成為客戶。
「新冠疫情爆發前，我從沒收過任何隨機發出的訊息，問我是否需要採購產品。現在則經常在領英(LinkedIn)、Instagram或電子郵件中收到這些查詢。」
—來自英國的珠寶買家
充足的產品介紹和資訊必不可少
供應商確保新買家能容易地在線上與他們聯繫後，接下來的關鍵便是獲得新買家的信任，以轉化商機。就線上採購平台來說，供應商可以產品多樣性和優化展示為重點，滿足買家的期望，相信可對業務大有幫助。買家為慎防被騙，會盡可能收集更多資料，以釋除疑慮。因此，供應商應優先考慮提供詳盡的產品資料和充足的媒體支援，如產品照片和/或視頻示範等。
「我們每當發現感興趣的產品，便會索取樣本和報價。若樣本令人滿意，而供應商又能迅速準確地回應查詢，便會安排進行下一步程序。」
—來自中國內地的時裝、服裝及配飾買家
填補數碼知識缺口加強線上線下參與
鑒於網上展會和數碼展示可提供機會，協助商家擴大覆蓋面，供應商可以探索不同的方式來構建數碼能力。事實上，根據研究結果，僅38%的受訪買家認為大部分供應商已準備就緒並有能力開展支持數碼化採購流程。
混合展會引領未來採購活動
香港貿發局的研究顯示，接近90%的買家曾在疫情期間參加網上展會。雖然國際買家因為現實需要而接受了網上展會，但普遍共識仍然是實體展會不會因此被取代，因為網上展會不是完美的替代品。
網上展會無法讓買家通過觸摸和感覺評估實體產品，但實體展會則不像網上展會般可隨時隨地參與。
「網上展會帶來一些頗為棘手的問題，因為我們選擇材料時，必須親手觸摸。顏色方面，我們可以通過目視來決定是否喜歡，所以問題不大。對於混合材料，例如棉花、氨綸和金屬纖維的混合物，如果你不觸摸實物，就不會知道感覺如何。」
—來自法國的文具買家
大多數受訪國際買家表示，待旅行限制解除後，他們較屬意通過實體展會或混合展會進行採購，這或許反映他們認為實體和網上展會可發揮相輔相成的作用。
那麼，究竟甚麼是新的混合展會模式？它的未來應該是怎樣？
混合展會如何通過虛擬整合優化實體展會
混合展會通過加入數碼工具和網上展會的元素來增強實體展會的體驗。首先，混合展會的數碼元素可以解決買家參與實體展會時遇到的主要痛點，包括旅途遙遠且開支龐大；在大型展會場地四處參觀導致身體疲憊；以及難以快速高效地比較產品和價格。
「我們發覺，網上展會可以讓更多員工參與，且參加人數增加所招致的成本極少。我們會告知員工有一項虛擬會議，由他們自行決定是否參加。相比之下，參加實體會議花費不菲，我們必須支付機票和住宿費用。特別是展會舉行期間，由於預訂酒店的人很多，所以房價非常高昂。」
—來自英國的醫療健康產品買家
改善買家購買體驗的數碼功能
受訪買家希望混合展會提供的主要數碼功能包括輕鬆搜索和獲取參展商資訊；在參加實體展會前後及期間與參展商安排會議；以及即時通訊、檔案共用和名片分享等有用的通訊工具。直播帶貨、研討會直播和錄播、虛擬會議，以及人工智能推薦參展商和產品等功能同樣深受歡迎，能為各方帶來莫大裨益。
供應商應注意的混合展會新趨勢
接近60%的國際買家表示，待旅行限制取消後，他們傾向通過混合展會採購。其中，中國內地和東盟的買家最熱衷參與混合展會，隨後是歐洲、美國和澳洲的買家。香港貿發局的研究還顯示，與喜歡實體或網上展會的買家相比，喜歡混合展會的買家每張訂單的平均金額較大機會更高(50,000至100,000美元以上)。這可能意味混合展會的定位在於促進更豐厚的營商機遇。
「我想參加網上展會，以及實體展會的某些部分。不過，我會首先利用網上展會，在眾多公司中挑選最感興趣的，從而充分善用兩類活動。這樣就可以在線上以及線下展會找到真正的好公司。另外，這種做法也沒有地域限制，買家可隨時隨地參與。」
—來自英國的醫療健康業買家
1 香港貿發局委託Ipsos Strategy3(益普索)於2021年5至10月進行26項深入訪談(定性研究)及線上問卷調查(定量研究)，後者訪問了593名國際買家，其中568名來自東盟、澳洲、歐洲、中國內地及美國。
2 《中小企業零售的未來：訂製和個性化產品》(The Future of SMB Retail: Custom And Personalized Products)，《福布斯》，2021年2月
3 《為何品牌必須盡早擁抱個性化》(Why Brands Must Embrace Personalization Before It’s Too Late)，《廣告時代》，2021年6月
4 《我從未見過這樣的事情：全球航運一片混亂》(“I’ve Never Seen Anything Like This”: Chaos Strikes Global Shipping)，《紐約時報》，2021年10月
